DGT-225-2018

San José, 08 de marzo de 2018

 

 

 

Señor

 [...]

Director Ejecutivo

 [...]  S.A.

 

Notificaciones:

Atención:  [...] , Directora de Finanzas y Administración

 

Correo electrónico:

 [...] .co.cr

 

Segundo medio: Fax: (506)  [...]

 

 

 

Asunto: Ref. Respuesta a la consulta fundamentada en el artículo 119 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

 

 

Estimado señor:

 

En atención a su oficio recibido en esta Dirección General el 10 de enero del presente año,  mediante el cual consulta, con fundamento en el artículo 119 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, sobre las actuaciones que se llevarán a cabo cuando se implemente el uso de facturación electrónica, se le indica lo siguiente:

 

 

I.                    Antecedentes

 

Manifiesta la consultante que  [...]  S. A. es una empresa costarricense líder en el mercado de importación y venta de equipo, suministros, insumos y materiales médicos para sus clientes, que son hospitales, clínicas y otros dispensarios de servicios médicos y de salud, tanto privados como de la Caja Costarricense de Seguro Social (en adelante CCSS).

 

Agrega que dentro de su giro normal en el mercado costarricense, es una de las empresas líderes en la venta a la CCSS de equipos médicos diversos, consumibles, insumos médicos, entre otros.

 

Manifiesta que se encuentra en el proceso de implementación del uso de facturas electrónicas en sustitución de los métodos antiguos de facturación, por lo que se incorporará de forma proactiva a la nueva metodología señalada al efecto por la Administración Tributaria. Sin embargo, indica que siendo que la CCSS aplica al día de hoy métodos y procesos que no necesariamente están de conformidad con los cambios impulsados por la Administración Tributaria, solicita el criterio de esta Dirección General en relación con los temas que seguidamente se plantean.

 

Normativa aplicable sobre factura electrónica:

 

La consultante indica que la normativa aplicable al tema de factura electrónica se encuentra en los artículos 99, 103, 104, 109 y 122 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley 4755 del 03 de mayo de 1971 y reformas (en adelante CNPT), que corresponde a las facultades de la Administración para llevar a cabo sus funciones.  Además, indica que respecto a la autorización de comprobantes de ingresos, costos y gastos, se encuentra fundamentada en los artículos 8, 14 y 25 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, Ley No. 6826 del 08 de noviembre de 1982 y sus reformas (en adelante LIGSV); y los artículos 15 y 18 del Reglamento a esta Ley Decreto Ejecutivo No. 14082  del 29 de noviembre de 1982 y sus reformas (en adelante RLIGSV); así como en los artículos 7 y 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, Ley No. 7092 del 21 de abril de 1988 y sus reformas y los artículos 9 y 11 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta, Decreto Ejecutivo No. 18445-H del 09 de setiembre de 1988 y sus reformas (en adelante RLISR) .  Aunado a esto, indica que mediante la Resolución No. DGT-R-48-2016 de las 08 horas del 07 de octubre de 2016, actualizada mediante la Resolución No. DGT-R-13-2017, la Dirección General de Tributación se manifestó respecto a la aplicación y uso de los medios electrónicos seguros como medio de comprobar las transacciones realizadas por los sujetos obligados al pago de los impuestos de renta y ventas.

 

Sobre la normativa aplicable a la actividad de compras de la CCSS

 

Adiciona que la normativa aplicable a la actividad de compras de la CCSS en cuanto a materia tributaria, corresponde a los incisos a) y b) del artículo 58 de la Ley No. 17 del 22 de octubre de 1943 y sus reformas, denominada Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, en los cuales se conceden exenciones a dicho ente; agrega que la Procuraduría General de la República se ha pronunciado en ese mismo sentido mediante los dictámenes No. 376-2006 del 21 de setiembre de 2006 y No. C-199-2014 del 19 de junio de 2014.

 

Sobre la personería Jurídica de la CCSS

 

Añade que respecto a la personería jurídica de la CCSS, esta fue creada mediante la Ley No. 17 antes mencionada.  Manifiesta la consultante que a pesar de tener la CCSS una sola identidad jurídica, para efectos operacionales y de segmentación de las actividades y presupuestos, tradicionalmente esta institución ha descentralizado sus operaciones de compras y manejo de presupuestos, siendo que cada hospital y clínica puede manejar de forma independiente sus compras y relaciones con proveedores, llevando a cabo sus propios procesos de compra administrativa e incorporando sus procesos específicos y requisitos, los cuales no necesariamente son compartidos con otros hospitales y clínicas.

 

Situación Fáctica

 

La consultante expone los hechos o situaciones que motivan su consulta, de la siguiente forma:

 

1.                  Indica que la CCSS tiene autonomía e independencia presupuestaria al conducir sus actividades, dentro de las cuales se encuentra la actividad de compra y contratación de bienes y servicios relacionados con los servicios que presta dicha institución.

 

2.                  La CCSS goza de exención del pago de todo impuesto, tributo, o carga de índole tributaria y requisitos tributarios como papel sellado, timbres o documentos oficiales, para llevar a cabo las actividades de compras y contratación de servicios y bienes.

 

3.                  La consultante indica que se encuentra inscrita como proveedora de equipo, instrumentos, materiales y alimentos ante los diferentes hospitales y centro de salud (EBAIS, Clínicas, etc.)  de la CCSS. Cada uno de estos realiza, de forma separada y descentralizada, las operaciones y los procesos de compra y contratación de los diferentes bienes y servicios necesarios para la correcta operación de los mismos.

 

4.                  Manifiesta que se encuentra en el proceso voluntario de implementación de sistemas y métodos para la aplicación de la facturación electrónica en todos sus distintos proyectos de venta de productos médicos a sus clientes.

 

5.                  Agrega que los diferentes hospitales y centros de salud de la CCSS, operan utilizando documentos físicos para todos sus procesos de compra de bienes y servicios (incluyendo el requisito de presentar facturas en formato físico o de papel para el trámite de los respectivos pagos a suplidores).

 

6.                  Indica que los diferentes hospitales y centros de salud de la CCSS  acostumbran solicitar que se anulen las facturas de los suplidores y se emita una nueva factura, en aquellos casos en que se incluyó algún producto (precio, cantidad, etc.) de forma errónea.  Expresamente se ha rechazado el uso de notas de crédito para corregir los errores que presentan las facturas.

 

7.                  Señala que los diferentes hospitales y centros de salud de la CCSS, han incorporado diferentes procesos ad hoc para el manejo y control de los procesos de compras públicas, los cuales no necesariamente son ilegales, pero impiden la incorporación de la factura electrónica como el documentos idóneo y legal que documenta una transacción con la CCSS.

 

8.                  Expresa que los diferentes hospitales y centros de salud de la CCSS, han implementado diferentes requisitos específicos y formatos preautorizados para procesar y autorizar el pago de las facturas generadas por los procesos de compra de equipos y materiales a sus suplidores. Agrega que dichos requisitos no son estandarizados entre los hospitales y centros de salud.

 

 

II.                  Consultas concretas

 

Manifiesta la interesada que existen situaciones en las que, con un alto índice de certeza y seguridad,  se considera que van a ocurrir en el futuro, una vez que se haya implementado el uso de facturas electrónicas:

 

1.                  Consulta No. 1

 

Facturas en Excel: Indica que es proveedora de fórmulas de nutrición a los hospitales y centros de salud de la CCSS. Agrega  la consultante que con frecuencia genera licitaciones en kilos o gramos; sin embargo, indica que la venta es en unidades. No obstante, tiene que cumplir con el cartel sin excepción, por lo que en este tipo de casos genera una factura en Excel realizando una conversión manual a kilos, para luego ingresarla en el sistema y rebajar las unidades.  Agrega que esto les da una diferencia entre la factura reportada y la que entregan físicamente al cliente.

 

Al respecto solicita la correcta interpretación y aplicación de las normas vigentes en los siguientes aspectos:

 

“Favor confirmar si es correcto el método utilizado por nuestra empresa para cumplir con los requisitos de los hospitales y centros de salud (Ebais, Clínicas, etc.) de la C.C.S.S., o bien si es necesario variar nuestro sistema de facturación e inventariado para que siempre se lleve control de nuestros productos en kilos y no en unidades.  Favor tomar en cuenta que nuestros proveedores nos facturan esos las Fórmulas Nutricionales [sic] que envían desde el extranjero en unidades (de ahí la razón por la cual nuestros sistemas igualmente contabilizan de esa forma), por lo que las mismas son nacionalizada [sic] con un valor por unidad, no por peso.”


 

Criterio de la consultante

 

Considera que es permitido facturar a hospitales y centros de salud de la CCSS, siempre que en la contabilidad de la empresa se lleve correctamente el inventario del producto y se reflejen apropiadamente las ventas, la disminución del inventario y el ingreso respectivo.

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le manifiesta que el sistema de factura electrónica permite elegir la unidad de medida en la cual facturará, por lo que no es correcto suministrar al cliente una factura confeccionada en sistemas distintos a los aprobados por la Administración Tributaria; tales unidades de medida se encuentran enlistadas en el Anexo 1 de la Resolución DGT-R-48-2016, denominado “Especificaciones Técnicas y Formato de los Documentos Electrónicos”, el cual se encuentra en la página web del Ministerio de Hacienda, en la siguiente dirección electrónica:

 

https://tribunet.hacienda.go.cr/docs/esquemas/2016/v4.2/ANEXOS%20Y%20ESTRUCTURAS_V4.2.pdf

 

 

2.                  Consulta No. 2

 

Producto en consignación:

 

Los procesos de compra de la CCSS indican como requisito para la compra de los equipos y materiales de los suplidores, que los mismos sean entregados al hospital o centro de salud específico para que el mismo sea manejado en una bodega local, a pesar de que para efectos de interpretación de la CCSS, dicho producto no ha sido aceptado ni usado por esa institución; por lo tanto, no se considera perfeccionada la compraventa.  Manifiesta que hasta que el personal médico decide tomar un equipo o material propiedad de  [...] , es que la CCSS interpreta que se ha perfeccionado la venta, por lo que no es sino hasta que la CCSS emite la boleta de consumo debidamente firmada por el médico especialista dando cuenta del uso de dicho equipo, que  [...]  puede facturar tal equipo o material a la CCSS.

 

Agrega que durante el tiempo en que el equipo y los materiales son entregados en consignación a la CCSS, dicha entidad es la encargada de administrar la bodega, con los equipos y materiales en ella almacenados; sin embargo, la CCSS no admite tener la responsabilidad sobre los mismos y considera que la venta no se ha perfeccionado sino hasta su uso.  En caso que  [...] determine el faltante de un equipo o material, pero el personal médico no reportó su uso, la CCSS no se responsabiliza por su valor o reposición.

Considera la consultante que en estos casos surge una entrega en consignación, por lo que en ese momento registran un movimiento de localización del producto en la bodega de custodia del hospital o centro de salud.

 

Considera también que en correcta aplicación de las reglas de facturación electrónica, debe reportar la venta de la maquinaria o materiales a más tardar dos horas después de que dichos bienes han salido del dominio de la empresa.  Lo anterior por cuanto la empresa no administra ni tiene control de las bodegas localizadas en los hospitales y centros de salud de la CCSS, por lo que interpreta que  [...]  estará obligada a registrar la venta en un plazo no mayor de 2 horas luego de la entrega.

 

“¿Debe  [...]  proceder a facturar a la C.C.S.S el equipo y materiales que salen de su control físico, a pesar que para efectos de la C.C.S.S. dichos equipos y materiales son aceptados en condición de “entrega en consigna” y por lo tanto no deben ser facturados hasta su efectivo uso o consumo por los servidores médicos en cada institución?”

 

Criterio de la consultante

 

Considera que sí se debe facturar en correcta aplicación de las reglas vigentes para la compraventa de bienes y servicios, y la facturación electrónica.  Agrega que la fecha de vencimiento de la factura puede ser emitida por  [...]  con una proyección de la vida útil de dicho equipo y material.  Indica que en caso que el equipo no sea efectivamente usado por la CCSS,  [...]  deberá emitir una nota de crédito a favor de la CCSS por el valor de dicho equipo o material.

 

 

Criterio de la Dirección General

 

De conformidad con  el inciso c) del artículo 2 de la LIGSV se considera como venta la entrega de mercancía en consignación. Asimismo, el inciso e) del artículo 3 del Reglamento a esta Ley, establece que el hecho generador ocurre en la venta en consignación, en la fecha en que el consignatario retira la mercadería.

 

Por su parte,  en el artículo 8º- Requisitos de los comprobantes electrónicos, de la Resolución DGT-R-48-2016 de las 8 horas del 7 de octubre de 2016, en su inciso h), se indican  las condiciones de la venta o servicio, las cuales son: crédito, contado, apartado, en consignación, arrendamiento con opción de compra, arrendamiento en función financiera o cualquier otra condición que se consigne en la factura.  

 

Además, en el inciso f) del artículo 1 de la Resolución indicada, se establece lo siguiente respecto a la entrega del comprobante electrónico:

 

“f) Entrega del comprobante electrónico: Se entenderá realizado el acto de entrega estipulado en el artículo 85 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, el momento en que el obligado tributario en el mismo acto de la emisión lo envíe y/o lo ponga a disposición por algún medio electrónico o en su defecto imprima y entregue en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio la representación gráfica de dicho comprobante”. El subrayado no corresponde al original)

 

De esta manera, al ocurrir el hecho generador del impuesto general sobre las ventas por configurarse la consignación como una venta, el traslado de dominio de materiales o equipo se debe facturar como una venta.

 

Cabe advertir que la emisión de la factura debe ser inmediata, mas no así de dos horas u otro plazo distinto. En ese sentido,  el artículo 10 de la Resolución DGT-R-48-2016 antes citada, indica lo siguiente:

 

Artículo 10º- Entrega y confirmación de los archivos XML al cliente.

 

Sin perjuicio de lo indicado en el artículo 9 de la presente resolución, y con el fin de cumplir con lo establecido en el artículo 85 del Código Tributario en lo referente a que la entrega del comprobante se debe dar en el mismo acto de compraventa o prestación del servicio, y con el objetivo de no obstaculizar el giro habitual del negocio; todos aquellos obligados tributarios que deban de enviar los archivos XML a la Dirección General de Tributación para su respectiva validación, deberán de entregar el comprobante electrónico y la representación gráfica al  receptor por el medio que se hubiese acordado entre ellos una vez generados por el sistema, aun cuando no se cuente con el mensaje de confirmación ya sea de aceptación o rechazo  por parte de la Dirección General de Tributación.

(…)” El subrayado no corresponde al original

 

Así las cosas, con las ventas en consignación, se debe emitir una factura en el acto de la  compraventa de los equipos o materiales. Además, en caso de que la CCSS realice una devolución de equipo o materiales, se puede hacer una nota de crédito en el mismo sistema por medio del cual se generó la factura electrónica.

 

3.                  Consulta No. 3

 

“¿Al entregarse los equipos y materiales de  [...]  a la CCSS (conforme el procedimiento que se explicó anteriormente) se perfecciona una venta para los efectos de la Administración Tributaria, y específicamente en cuanto a la obligación tributaria de registrar la venta y emitir una factura oficial, o simplemente se trata efectivamente de un “depósito en consignación?”

 

Criterio de la consultante

 

Considera que se trata de una entrega en consignación, ya que la venta no se perfecciona hasta que el personal médico de la CCSS no utilice efectivamente el equipo o materiales. En este caso, indica que aplica lo negociado por las partes al momento de firmarse el respetivo contrato entre la CCSS y  [...] , siendo que ambas partes se gobiernan en su relación comercial por lo que establece dicho contrato.

 

 

Criterio de la Dirección General

 

Considera esta Dirección General, como se indicó en el punto anterior, que al existir un traslado de dominio de la mercancía,  se perfecciona la venta según se establece en el inciso c) del artículo 2 de la LIGSV; y en la fecha en que el consignatorio retira la mercancía ocurre el hecho generador del impuesto, según se dispone en el inciso e) del artículo 3 del Reglamento a esa Ley; así como los artículos 1, 8 y 10 mencionados con anterioridad, de la Resolución DGT-R-48-2016 de cita. 

 

Por otra parte, de conformidad con el artículo 12 del CNPT, los convenios entre particulares no son oponibles al Fisco.  Por esta razón, si bien es cierto que ambas partes gobiernan su relación comercial, todo lo referente al hecho generador de la obligación tributaria no puede ser alterado por estos acuerdos.

 

4.                  Consulta No. 4

 

“¿Cómo debe reportar  [...]  la salida de los equipos y materiales a la C.C.S.S., si en el momento en que salen de las bodegas de  [...] y son entregados a la C.C.S.S. en consignación no son aún vendidas ni compradas (sic) por la C.C.S.S.?”

 

Criterio de la consultante

 

Considera que por tratarse de una entrega en consignación no existe obligación para  [...]  de reportar la venta del equipo y/o los materiales, siendo que dicha obligación nacerá hasta que efectivamente hayan sido usados por el personal médico y así sean reportados a la administración de la CCSS.

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le indica que como se indicó en los puntos anteriores, al existir un traslado de dominio de la mercancía y una de las condiciones de la venta es la consignación, se perfecciona el hecho generador de la venta, según se establece en el inciso c) del artículo 2 de la LIGSV y el inciso e) del artículo 3 del Reglamento a esa Ley; así como en los artículos 1, 8 y 10 mencionados con anterioridad, de la Resolución DGT-R-48-2016.

 

5.                  Consulta No. 5

 

“En caso de que la entrega a la CCSS sea considerada por la Administración Tributaria como una venta en firme, se debe tomar nota que la CCSS no acepta para trámite y pago facturas sobre equipo que aún no ha sido reportado como usado por su personal médico, por lo que el plazo entre la facturación electrónica y el uso del equipo puede ser (en algunos casos) de varios meses.  Ante dicha situación fáctica real y actual, ¿cómo puede conciliar  [...]  las cuentas para efectos de reporte ante la Administración Tributaria si el equipo ya fue reportado como vendido, pero (repetimos) la CCSS no pagará el valor del equipo o materiales hasta que el mismo no sea reportado como usado por parte del personal médico? En ese lapso de tiempo puede inclusive darse un cambio en el período tributario, siendo que, aunque la factura electrónica se generó en un período su pago efectivo no se realizará por la CCSS sino hasta otro período”.

 

Criterio de la consultante

 

La consultante opina que, en el caso que se interprete que la entrega de equipos y materiales a la CCSS constituyen en sí el hecho generador de la obligación tributaria de reportar la venta, se debe facturar con un plazo abierto, de tal forma que la entrega del equipo o materiales no impacte negativamente a la empresa al tener que declarar y pagar el impuesto sobre la renta por ventas de las que aún no ha recibido el pago.

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le indica que como se señaló en los puntos anteriores, independientemente si el equipo o los materiales han sido usados, se incurre en el hecho generador del impuesto sobre las ventas al existir el traslado de dominio del equipo y los materiales. Además, el artículo 55 del  RLISR, dispone que los declarantes deben aplicar los resultados de acuerdo con el sistema contable de devengado o acumulado. De esta forma, las fechas de reconocimiento de las transacciones se realizan en el momento que ocurren, según el método de devengo. 

 

Respecto al sistema de devengo, el Tribunal Fiscal Administrativo, mediante Fallo No. 12-2001 de las once horas del nueve de enero del dos mil uno, manifestó lo siguiente:

 

“(…) Ya este Tribunal en varias ocasiones ha dispuesto que nuestro sistema tributario, al igual que la mayoría de los países, tratándose de ingresos provenientes de empresas con actividades lucrativas, adopta el sistema contable de gravar los ingresos devengados y correlativamente también permite la deducción de todos los gastos causados. En el sistema de “devengado”, también llamado “causado”, se atiende únicamente al momento en que nace el derecho al cobro, aunque no se haya hecho efectivo.  Dicho de otro modo, ha dispuesto esta Sala: “... La sola existencia de un título o derecho a percibir la renta, independientemente de que sea exigible o no, lleva a considerarla como devengada y por ende como imputable a ese ejercicio. Como contrapartida, tratándose de gastos, el principio de lo devengado se aplica considerándolos imputables (deducibles) cuando nace la obligación de pagarlos, aunque no se hayan pagado, ni sean exigibles.  El sistema de lo “percibido” atiende  al momento de la percepción de ingreso (o de cancelación del gasto).  Por percepción, sin embargo, no ha de entenderse siempre contacto material con la renta, percepción efectiva, sino el hecho de entrar la renta en la esfera de disponibilidad  del beneficiario. (…)” (SALA PRIMERA. TRIBUNAL FISCAL ADMINISTRATIVO.  No. 88 de las 15:00 horas del 15 de octubre de 1991).” El subrayado no corresponde al documento original.

 

Según lo expuesto, el sistema de devengado surge en el momento en que nace el derecho al cobro o la obligación del pago, aunque no se haya hecho efectivo, es decir, con el nacimiento del hecho generador.

 

Cabe agregar que no se debe facturar con un plazo abierto, ya que el sistema de facturación electrónica lo impediría y se estaría faltando al cumplimiento del sistema de devengo.

 

6.                  Consulta No. 6

 

Errores en la facturación:

 

Indica que la facturación en  [...]  depende de muchas variables que deben ser manejadas en forma manual: códigos, números de serie, fechas de corte, montos; y agrega que esto puede provocar un error al generar la factura electrónica.  Indica que en caso de facturas erróneas deben generar una nota de crédito, ya que la opción de anulación de la factura no podrá ser utilizada en la factura electrónica.

 

“Como ya vimos anteriormente, los entes públicos como la C.C.S.S no están sujetos a la obligatoriedad del uso de sistemas de facturación electrónica. Por lo tanto, surge la siguiente duda: ¿Cómo procedemos con la C.C.S.S. para tramitar una Nota de Crédito por error en la factura electrónica?”

 


 

Criterio de la consultante

 

Considera la consultante que debe generar a nivel de sistema de facturación electrónica utilizado por la Administración Tributaria, la nota de crédito correspondiente, informándole a la CCSS de la corrección mediante la entrega de una copia impresa o captura de impresión de la imagen de la pantalla del sistema.

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le informa que en el artículo 10 Resolución DGT-R-48-2016 antes citada, en su penúltimo párrafo se establece lo siguiente:

 

“Artículo 10º- Entrega y confirmación de los archivos XML al cliente.

 

(…)

 

Cuando el mensaje de confirmación es de rechazo se debe realizar la respectiva nota de crédito anulando el comprobante electrónico conforme lo establecido en el artículo 12 de la presente resolución, y generar un nuevo comprobante de forma inmediata indicándose en el apartado documento de referencia cual es el comprobante que se está sustituyendo, así como la razón del porque se rechazó y proceder con el envío al receptor conforme lo estipulado en el párrafo anterior.”

 

En ese sentido, en el artículo 12 de la resolución No. DGT-R-48-2016 citada, se indica lo siguiente:

 

“Artículo 12º- Anulación o corrección.

 

Los comprobantes electrónicos y documentos asociados no se pueden anular directamente, sus efectos contables deben anularse o modificarse mediante la utilización de notas de crédito o  débito electrónicas, prevaleciendo inalterable el documento original y su correspondiente número consecutivo, el cual no podrá ser reutilizado nuevamente”.

 

De esta manera, cuando exista un error en la facturación se deben emitir notas de débito o de crédito, ya que no se puede anular la factura.  Además se le debe informar al cliente sobre la modificación realizada en forma digital o, en su defecto, imprimir la representación gráfica y hacerla llegar a la CCSS.

 

7.                  Consulta No. 7

 

“Manifiesta que “ante errores internos no atribuibles a la C.C.S.S., y detectados antes que la correspondiente factura sea tramitada para su pago, ¿es posible generar una Nota de Crédito interna, sin necesidad de que la factura errónea con su correspondiente ajuste llegue a manos del cliente?”

 

Criterio de la consultante

 

Indica que lo que se busca con esta posibilidad es que se proceda con la entrega y posterior cobro de la factura correcta, por lo que el error cometido en digitación será transparente para la CCSS y no se va a constituir en un trámite adicional para esa institución.

 

 

Criterio de la Dirección General

 

Como se indicó en los apartados anteriores, la factura debe hacerse en un acto inmediato a la entrega del equipo o los materiales (artículos 1, 8 y 10 de la resolución DGT-R-48-2016); además, los comprobantes electrónicos y documentos asociados no se pueden anular directamente, por lo que en caso de cualquier error en la facturación se debe realizar una nota de crédito o de débito, según corresponda, y en acatamiento de los artículos 10 y12 de la Resolución DGT-R-48-2016.

 

8.                  Consulta No. 8

 

Firma digital:

 

Como parte del proceso y sistema de generación de facturas electrónicas, es necesario que al momento de generarse cada ingreso, se utilice una forma digital vinculada con la cuenta de la empresa.  Sin embargo, y de conformidad con el punto anterior, la CCSS solicita que se le presente la factura en formato físico para el trámite del correspondiente pago.  Tal factura, según los requisitos de la CCSS, debe estar firmada por una persona autorizada por parte del suplidor. Indica que lo anterior haría que la copia de la factura electrónica entregada a la CCSS sea doblemente firmada  (una vez mediante la firma digital y la segunda, mediante la firma física).

 

“¿Una vez que la factura electrónica sea encriptada con la firma electrónica del acreedor, será necesario seguir firmando manualmente las copias de las facturas por la persona que la genera?”

 

Criterio de la consultante

 

La opinión de la consultante es que no es necesario seguir firmando físicamente la copia de la factura electrónica, ya que la misma es únicamente una copia y no es la factura original, la cual ya ha sido remitida a la CCSS mediante el sistema automatizado que al efecto la Administración Tributaria ha desarrollado y puesto al servicio de los contribuyentes.

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le manifiesta que el comprobante electrónico (XML) es firmado en la plataforma electrónica y el archivo en formato PDF es una representación gráfica de este con su respectiva firma, por lo que no debe llevar dos firmas.

 

Cabe mencionar que la firma digital es utilizada para las personas físicas.  Si la empresa así lo desea puede firmar con el sello electrónico, el cual se otorga a las personas jurídicas y es proveído por el Banco Central de Costa Rica; este sello puede instalarlo en múltiples sistemas al igual que la llave criptográfica emitida por el Ministerio de Hacienda.

 

9.                  Consulta No. 9

 

Indica que la empresa tiene múltiples contratos con diferentes hospitales y centros de salud de la CCSS, siendo que en cada caso específico el especialista del producto y del contrato específico genera el inicio del proceso de facturación del equipo y los materiales a la CCSS.

 

“¿Es necesario que todas las facturas electrónicas de Nutricare sean firmadas utilizando la misma firma digital del representante legal de la empresa? ¿Es posible que la empresa autorice a diferentes personas para que realicen dicha función, dándole mayor agilidad y dinamismo al proceso de facturación a la C.C.S.S.?”

 

Criterio de la consultante

 

Considera la consultante que es legalmente posible que la empresa autorice formalmente a los empleados que considere apropiados, para que estos lleven a cabo el proceso de generación de la factura electrónica mediante el uso de la firma digital de cada una de las personas.  Dicha autorización se debe comunicar a esta Dirección General para que se tome nota y control de las personas que cuentan con esa autorización.  Las personas autorizadas deberán contar con firma digital vigente en el país y registrarse como usuarios en los sistemas de la Dirección General.

 

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le informa que el representante legal no es quien debe firmar los archivos XML, ya que el sistema no aceptaría esta acción y por tanto lo rechazaría; esto debido a que la firma digital es utilizada para las personas físicas.  Si la empresa así lo desea, como ya se indicó, puede firmar con el sello electrónico, el cual se otorga a las personas jurídicas y es proveído por el Banco Central de Costa Rica; este sello puede instalarlo en múltiples sistemas al igual que la llave criptográfica emitida por el Ministerio de Hacienda.

 

En este caso, la firma electrónica liga el documento con el firmante, y el que firma es el obligado de la factura, como se indica en el inciso h)[1] del artículo 1 de la resolución DGT-R-48-2016; por ende, el Ministerio de Hacienda no admite que las facturas sean firmadas por un tercero.

 

10.              Consulta No. 10

 

Facturación del servicio técnico:

 

Indica la consultante que por solicitud de la misma CCSS, el servicio técnico que  [...] le da a la CCSS para el mantenimiento preventivo de los equipos comprados por dicha institución, se factura cada tres meses, siendo que para entonces ya se ha brindado el servicio técnico de mantenimiento y existe una aprobación de un ingeniero para realizar el cobro.

 

Agrega que  dependiendo de las necesidades y situaciones específicas que presenten los equipos que la C.C.S.S le ha comprado a  [...] , es posible que el servicio técnico se haya prestado al inicio del trimestre, por lo que se puede estar ante una situación de desalineación entre la fecha de prestación efectiva del servicio y su facturación a la CCSS. Inclusive, dicha desalineación puede incluir el hecho que el servicio prestado en un período fiscal, no sea facturado ni pagado sino hasta el siguiente período fiscal.  Dicho método de facturación ha sido instaurado a solicitud expresa de la CCSS y, consecuentemente, incluido en las diferentes licitaciones en las que  [...]  ha resultado adjudicataria, siendo que así se refleja en los contratos administrativos, los cuales no pueden ser renegociados y presentan plazos de vigencia. 

 

“¿Puede facturarse los servicios técnicos prestados por  [...] a la CCSS mediante una sola factura electrónica emitida al final de cada trimestre?”

 

Criterio de la consultante

 

Considera la consultante que no es necesario que se facture el servicio técnico cada vez que el mismo es prestado a la CCSS, sino que, por el contrario, no existe impedimento legal para que los servicios técnicos sean facturados de forma consolidada y trimestral conforme lo solicita la CCSS y fue establecido en los respectivos contratos administrativos.

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General reitera que la factura se debe entregar en el mismo acto de compraventa o prestación del servicio. Además, como se indicó anteriormente, el artículo 55 del  RLISR, dispone que los declarantes deben aplicar los resultados de acuerdo con el sistema contable de devengado o acumulado. De esta forma, las fechas de reconocimiento de las transacciones se realizan en el momento que ocurren, según el método de devengo y, por ende, las facturas deben generarse cuando se preste  cada servicio técnico.  Se le reitera también, que los convenios entre particulares no son oponibles al Fisco.

 

11.              Consulta No. 11

 

Adelantos de productos:

 

Indica la interesada que a pesar que los procesos de compra de equipos y materiales dirigidos por la CCSS son claros y precisos en  cuanto a las fechas de entrega de dichos bienes, no es posible considerar que en el futuro se puedan dar escenarios en los que la CCSS se enfrente a una escasez o necesidad de un equipo o producto específico.

 

Normalmente los productos solicitados por los hospitales salen de la empresa con una nota de entrega y se factura tiempo después de la fecha en que está pactada la entrega completa del ítem.  Manifiesta que no se puede cobrar por adelantado, ya que según el sistema de compras de la CCSS, esos productos o servicios se encuentran programados para su recepción y pago en una fecha específica acordada por las partes.

 

“¿Puede facturarse la totalidad del lote de productos o equipos comprados por la C.C.S.S en la fecha originalmente pactada, o es necesario proceder a la facturación parcial por el equipo o producto entregado (s) anticipadamente?”

 

Criterio de la consultante

 

Considera la interesada que no es necesario ni obligatorio para  [...]  el facturar el equipo o productos entregados anticipadamente a la CCSS por una situación de necesidad sobreviniente de dicha entidad, sino que se puede ajustar dicha facturación al plazo originalmente pactado por las partes en el respectivo contrato administrativo.

 

Criterio de la Dirección General

 

Al respecto,  esta Dirección General considera que con lo indicado en las respuestas anteriores, es suficiente para tener por respondida la presente consulta.  Por otra parte, debe tener presente la consultante que las fechas de reconocimiento de las transacciones se realizan en el momento en que ocurren, según el método de devengo y, por ende, las facturas deben generarse cuando se realice el traslado de dominio de las mercancías.

 

12.              Consulta No. 12

 

Entregas por disponibilidad:

 

Manifiesta que los hospitales solicitan entregas en horario fuera de oficina (por urgencias médicas); el producto se entrega pero no se factura hasta que el personal de facturación entra a laborar en su horario normal.  Incluso se puede dar el caso que la entrega se realice el fin de semana, por lo que el ingreso laboral de los empleados administrativos de la CCSS puede ser hasta de días.

 

“¿El tiempo para generar el reporte de facturación digital empieza a correr las 24 horas del día o es posible que se realice dicho trámite cuando los empleados encargados de la institución (en este caso la C.C.S.S) se encuentren en horario regular de oficina?”

 

Criterio de la consultante

 

Manifiesta que la Administración Tributaria solicita que se envíe la información con un máximo de 2 horas una vez ejecutada la venta.  Sin embargo, indica que como parte del proceso de facturación electrónica la Administración Tributaria deberá notificar el reporte de venta a la CCSS.

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le manifiesta que en este caso, aplica también lo que se indicó con anterioridad: la factura se debe entregar en el mismo acto de compraventa o prestación del servicio, ya que  en ese instante se configura una venta, y por ende se da por acaecido el hecho generador de conformidad con el artículo 2 de la LIGSV y el artículo 3 del Reglamento a esa Ley y con los artículos 1, 8 y 10 mencionados con anterioridad, de la Resolución DGT-R-48-2016.

 

De esta forma, las fechas de reconocimiento de las transacciones se realizan en el momento que ocurren, según el método de devengo y, por ende, las facturas deben generarse cuando se realice el traslado de dominio de las mercancías.

 

Debido a que la facturación la debe emitir  [...] , no debe ser un impedimento para emitir  la factura que los empleados administrativos de la CCSS se encuentren laborando o no; por lo que su facturación debe ser generada en forma inmediata con la entrega de los productos.

 

 

13.              Consulta No. 13

 

“¿Puede la C.C.S.S. abstenerse de implementar o participar en el sistema electrónico de facturación electrónica actualmente implementado por la Administración Tributaria?”

 

Criterio de la consultante

 

Manifiesta la consultante que la CCSS se encuentra exenta del pago de los impuestos de ventas y de renta, pero no se encuentra exenta de la obligación legal de participar (en calidad de ente público participante de operaciones y transacciones comerciales) en el nuevo sistema electrónico de facturación que está siendo implementado por la Administración Tributaria.

 

Agrega que en el mismo sentido, la CCSS  tiene el deber legal de participar en el proceso de generación de facturas electrónicas, tanto confirmándolas como recibiéndolas conforme lo establece dicho sistema y, por lo tanto, no es necesaria la entrega de una factura física (entendiendo esta como la copia impresa de la factura electrónica), para tener las facturas electrónicas como legalmente generadas y recibidas.

 

Criterio de la Dirección General

 

Al respecto se le indica, que en el artículo 1 de la Resolución No. DGT-R- 51-2016 de las 8 horas del 10 de octubre de 2016, se establece la obligatoriedad para la implementación y el uso de un sistema de facturación electrónica, de conformidad con las especificaciones técnicas y normativas definidas mediante la resolución DGT-R-48-2016 del 07 de octubre de 2016, denominada “Comprobantes Electrónicos”, a los sujetos de derecho que se constituyen obligados tributarios ante la Administración Tributaria. 

 

El uso de la facturación electrónica para las entidades del Estado será comunicado por la Dirección General de Tributación en su oportunidad, tal y como se indica en el citado  artículo 1. Esta Dirección General comunicará a los contribuyentes mediante un aviso en el Diario Oficial La Gaceta, con un plazo prudencial de hasta seis meses, la fecha en la cual deberá iniciar con el cumplimiento de esa obligación.

 

Obsérvese además, que los incisos f., o. y p. del artículo 1 de la resolución DGT-R-48-2016 establecen lo siguiente:

 

f.  Entrega del comprobante electrónico: Se entenderá realizado el acto de entrega estipulado en el artículo 85 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, el momento en que el obligado tributario en el mismo acto de la emisión lo envíe y/o lo ponga a disposición por algún medio electrónico o en su defecto imprima y entregue en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio la representación gráfica de dicho comprobante.

 

(…)

 

o.    Receptor manual: Persona física o jurídica que recibe de forma manual la representación gráfica del comprobante electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio.

 

p.    Representación gráfica (Documento físico): Representación legible del contenido de los comprobantes electrónicos, en formato de documento portable (PDF por sus siglas en inglés) ideal para ser impreso y conservado por parte de los receptores manuales, como respaldo para su contabilidad en caso de ser obligado tributario.”  El subrayado no corresponde al original

 

Por lo tanto, estas normas no eliminan la posibilidad que la entrega de la facturación sea en forma impresa, por lo que si la CCSS solicita las facturas de esta manera, se les deberá suministrar según su solicitud, la representación gráfica del comprobante respectivo.

 

14.              Consulta No. 14

 

Nombre del cliente:

 

Indica que factura a una única razón social que es la CCSS, pero a nombre de cada hospital; esto ya que los departamentos de compra de los diferentes hospitales y centros de salud de la CCSS, solicitan ese requisito (que la factura incluya el nombre del hospital).

 

Agrega que conforme la configuración actual del sistema de factura electrónica, en el sistema no será posible habilitar varias cuentas con el mismo número de cédula jurídica, ni varios alias para una misma cuenta.  Es decir, que no es posible generar diferentes identidades para cada uno de los diferentes hospitales y centros de salud de la CCSS.

 

“¿Puede generarse a nivel de sistemas de facturación electrónica facturas que incluyan los nombres específicos de cada uno de los hospitales y centros de salud de la CCSS en la sección de nombre del cliente (o comprador) de dicha factura electrónica?”

 

Criterio de la consultante

 

Manifiesta la consultante que no se pueden generar diferentes personalidades o identidades para los diferentes hospitales y centros de salud de la CCSS, siendo que todas las facturas electrónicas deberán llevar la razón social completa de la CCSS y ninguna otra información adicional.

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le manifiesta que si la CCSS desea tener las facturas separadas por hospitales y centros de salud, entonces debería de tener tales sucursales inscritas en el sistema tributario; sin embargo, se aclara que en el apartado de la factura electrónica denominado “Otros”,  [...]  podrá indicar los nombres y observaciones que considere pertinentes, tales como los nombre de los hospitales y centros de salud.

 

15.              Consulta No. 15

 

“¿Puede generarse a nivel de sistemas de facturación electrónica facturas que incluyan los nombres específicos de cada uno de los hospitales y centros de salud de la CCSS en la sección de observaciones de dicha factura electrónica?”

 

Criterio de la consultante

 

Considera la consultante que sí se pueden incluir referencias o nombres distintivos para identificar los diferentes hospitales y centros de salud de la CCSS, siendo que todas las facturas electrónicas deberán llevar la razón social completa de la CCSS y ninguna otra información adicional en la sección referente al nombre del cliente.

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le manifiesta, como se indicó en la respuesta a la consulta 14, que si la C.C.S.S desea tener las facturas separadas por hospitales y centros de salud, entonces debería de tener tales sucursales inscritas en el Registro Único Tributario; sin embargo se aclara que efectivamente, en el apartado de la factura electrónica denominado “Otros”,  [...] podrá indicar los nombres y observaciones que considere pertinentes, tales como los nombres de los hospitales y centros de salud.

 

 

 Atentamente,

 

 

 

Carlos Vargas Durán

Director General de Tributación

 

 

 

Jenny Jiménez Vargas

Directora Normativa

 

 

MBenavidesR/JVillarrealG

 

C: archivo, consecutivo, Subdirección de Digesto Tributario



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