FACTURA ELECTRÓNICA: Uso. Fecha y hora de facturación. Facturación a institución del Estado. Emisión física del comprobante. Uso de la firma digital o sello electrónico. Entrega del comprobante. HECHO GENERADOR: Consignación. Entrega del bien o prestación del servicio. Perfección de la venta. REGISTROS CONTABLES: Notas de crédito y débito. Error en la facturación (registro y corrección). CONVENIOS ENTRE PARTICULARES: No son aducibles en contra del fisco. BASE DEVENGADO: Declaración de las operaciones.

 

 

 

“[…] Al respecto solicita la correcta interpretación y aplicación de las normas vigentes en los siguientes aspectos:

 

“Favor confirmar si es correcto el método utilizado por nuestra empresa para cumplir con los requisitos de los hospitales y centros de salud (Ebais, Clínicas, etc.) de la C.C.S.S., o bien si es necesario variar nuestro sistema de facturación e inventariado para que siempre se lleve control de nuestros productos en kilos y no en unidades.  Favor tomar en cuenta que nuestros proveedores nos facturan esos las Fórmulas Nutricionales [sic] que envían desde el extranjero en unidades (de ahí la razón por la cual nuestros sistemas igualmente contabilizan de esa forma), por lo que las mismas son nacionalizada [sic] con un valor por unidad, no por peso.” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le manifiesta que el sistema de factura electrónica permite elegir la unidad de medida en la cual facturará, por lo que no es correcto suministrar al cliente una factura confeccionada en sistemas distintos a los aprobados por la Administración Tributaria; tales unidades de medida se encuentran enlistadas en el Anexo 1 de la Resolución DGT-R-48-2016, denominado “Especificaciones Técnicas y Formato de los Documentos Electrónicos”, […]

 

 

2.       Consulta No. 2

 

“¿Debe  [...]  proceder a facturar a la C.C.S.S el equipo y materiales que salen de su control físico, a pesar que para efectos de la C.C.S.S. dichos equipos y materiales son aceptados en condición de “entrega en consigna” y por lo tanto no deben ser facturados hasta su efectivo uso o consumo por los servidores médicos en cada institución?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

De conformidad con  el inciso c) del artículo 2 de la LIGSV se considera como venta la entrega de mercancía en consignación. Asimismo, el inciso e) del artículo 3 del Reglamento a esta Ley, establece que el hecho generador ocurre en la venta en consignación, en la fecha en que el consignatario retira la mercadería.

 

Por su parte,  en el artículo 8º- Requisitos de los comprobantes electrónicos, de la Resolución DGT-R-48-2016 de las 8 horas del 7 de octubre de 2016, en su inciso h), se indican  las condiciones de la venta o servicio, las cuales son: crédito, contado, apartado, en consignación, arrendamiento con opción de compra, arrendamiento en función financiera o cualquier otra condición que se consigne en la factura. 

 

Además, en el inciso f) del artículo 1 de la Resolución indicada, se establece lo siguiente respecto a la entrega del comprobante electrónico:

 

“f) Entrega del comprobante electrónico: Se entenderá realizado el acto de entrega estipulado en el artículo 85 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, el momento en que el obligado tributario en el mismo acto de la emisión lo envíe y/o lo ponga a disposición por algún medio electrónico o en su defecto imprima y entregue en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio la representación gráfica de dicho comprobante”. El subrayado no corresponde al original)

 

De esta manera, al ocurrir el hecho generador del impuesto general sobre las ventas por configurarse la consignación como una venta, el traslado de dominio de materiales o equipo se debe facturar como una venta.

 

Cabe advertir que la emisión de la factura debe ser inmediata, mas no así de dos horas u otro plazo distinto. En ese sentido,  el artículo 10 de la Resolución DGT-R-48-2016 antes citada, indica lo siguiente:

 

Artículo 10º- Entrega y confirmación de los archivos XML al cliente.

 

Sin perjuicio de lo indicado en el artículo 9 de la presente resolución, y con el fin de cumplir con lo establecido en el artículo 85 del Código Tributario en lo referente a que la entrega del comprobante se debe dar en el mismo acto de compraventa o prestación del servicio, y con el objetivo de no obstaculizar el giro habitual del negocio; todos aquellos obligados tributarios que deban de enviar los archivos XML a la Dirección General de Tributación para su respectiva validación, deberán de entregar el comprobante electrónico y la representación gráfica al  receptor por el medio que se hubiese acordado entre ellos una vez generados por el sistema, aun cuando no se cuente con el mensaje de confirmación ya sea de aceptación o rechazo  por parte de la Dirección General de Tributación.

(…)” El subrayado no corresponde al original

 

Así las cosas, con las ventas en consignación, se debe emitir una factura en el acto de la  compraventa de los equipos o materiales. Además, en caso de que la CCSS realice una devolución de equipo o materiales, se puede hacer una nota de crédito en el mismo sistema por medio del cual se generó la factura electrónica.

 

3.       Consulta No. 3

 

“¿Al entregarse los equipos y materiales de  [...] a la CCSS (conforme el procedimiento que se explicó anteriormente) se perfecciona una venta para los efectos de la Administración Tributaria, y específicamente en cuanto a la obligación tributaria de registrar la venta y emitir una factura oficial, o simplemente se trata efectivamente de un “depósito en consignación?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Considera esta Dirección General, como se indicó en el punto anterior, que al existir un traslado de dominio de la mercancía,  se perfecciona la venta según se establece en el inciso c) del artículo 2 de la LIGSV; y en la fecha en que el consignatorio retira la mercancía ocurre el hecho generador del impuesto, según se dispone en el inciso e) del artículo 3 del Reglamento a esa Ley; así como los artículos 1, 8 y 10 mencionados con anterioridad, de la Resolución DGT-R-48-2016 de cita. 

 

Por otra parte, de conformidad con el artículo 12 del CNPT, los convenios entre particulares no son oponibles al Fisco.  Por esta razón, si bien es cierto que ambas partes gobiernan su relación comercial, todo lo referente al hecho generador de la obligación tributaria no puede ser alterado por estos acuerdos.

 

 

4.       Consulta No. 4

 

“¿Cómo debe reportar  [...]  la salida de los equipos y materiales a la C.C.S.S., si en el momento en que salen de las bodegas de  [...] y son entregados a la C.C.S.S. en consignación no son aún vendidas ni compradas (sic) por la C.C.S.S.?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le indica que como se indicó en los puntos anteriores, al existir un traslado de dominio de la mercancía y una de las condiciones de la venta es la consignación, se perfecciona el hecho generador de la venta, según se establece en el inciso c) del artículo 2 de la LIGSV y el inciso e) del artículo 3 del Reglamento a esa Ley; así como en los artículos 1, 8 y 10 mencionados con anterioridad, de la Resolución DGT-R-48-2016.

 

 

5.       Consulta No. 5

 

“En caso de que la entrega a la CCSS sea considerada por la Administración Tributaria como una venta en firme, se debe tomar nota que la CCSS no acepta para trámite y pago facturas sobre equipo que aún no ha sido reportado como usado por su personal médico, por lo que el plazo entre la facturación electrónica y el uso del equipo puede ser (en algunos casos) de varios meses.  Ante dicha situación fáctica real y actual, ¿cómo puede conciliar  [...]  las cuentas para efectos de reporte ante la Administración Tributaria si el equipo ya fue reportado como vendido, pero (repetimos) la CCSS no pagará el valor del equipo o materiales hasta que el mismo no sea reportado como usado por parte del personal médico? En ese lapso de tiempo puede inclusive darse un cambio en el período tributario, siendo que, aunque la factura electrónica se generó en un período su pago efectivo no se realizará por la CCSS sino hasta otro período”. […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le indica que como se señaló en los puntos anteriores, independientemente si el equipo o los materiales han sido usados, se incurre en el hecho generador del impuesto sobre las ventas al existir el traslado de dominio del equipo y los materiales. Además, el artículo 55 del  RLISR, dispone que los declarantes deben aplicar los resultados de acuerdo con el sistema contable de devengado o acumulado. De esta forma, las fechas de reconocimiento de las transacciones se realizan en el momento que ocurren, según el método de devengo. […]

 

Según lo expuesto, el sistema de devengado surge en el momento en que nace el derecho al cobro o la obligación del pago, aunque no se haya hecho efectivo, es decir, con el nacimiento del hecho generador.

 

Cabe agregar que no se debe facturar con un plazo abierto, ya que el sistema de facturación electrónica lo impediría y se estaría faltando al cumplimiento del sistema de devengo.

 

 

6.       Consulta No. 6 […]

 

 

“Como ya vimos anteriormente, los entes públicos como la C.C.S.S no están sujetos a la obligatoriedad del uso de sistemas de facturación electrónica. Por lo tanto, surge la siguiente duda: ¿Cómo procedemos con la C.C.S.S. para tramitar una Nota de Crédito por error en la factura electrónica?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le informa que en el artículo 10 Resolución DGT-R-48-2016 antes citada, en su penúltimo párrafo se establece lo siguiente:

 

“Artículo 10º- Entrega y confirmación de los archivos XML al cliente.

 

(…)

 

Cuando el mensaje de confirmación es de rechazo se debe realizar la respectiva nota de crédito anulando el comprobante electrónico conforme lo establecido en el artículo 12 de la presente resolución, y generar un nuevo comprobante de forma inmediata indicándose en el apartado documento de referencia cual es el comprobante que se está sustituyendo, así como la razón del porque se rechazó y proceder con el envío al receptor conforme lo estipulado en el párrafo anterior.”

 

En ese sentido, en el artículo 12 de la resolución No. DGT-R-48-2016 citada, se indica lo siguiente:

 

“Artículo 12º- Anulación o corrección.

 

Los comprobantes electrónicos y documentos asociados no se pueden anular directamente, sus efectos contables deben anularse o modificarse mediante la utilización de notas de crédito o  débito electrónicas, prevaleciendo inalterable el documento original y su correspondiente número consecutivo, el cual no podrá ser reutilizado nuevamente”.

 

De esta manera, cuando exista un error en la facturación se deben emitir notas de débito o de crédito, ya que no se puede anular la factura.  Además se le debe informar al cliente sobre la modificación realizada en forma digital o, en su defecto, imprimir la representación gráfica y hacerla llegar a la CCSS.

 

7.       Consulta No. 7

 

“Manifiesta que “ante errores internos no atribuibles a la C.C.S.S., y detectados antes que la correspondiente factura sea tramitada para su pago, ¿es posible generar una Nota de Crédito interna, sin necesidad de que la factura errónea con su correspondiente ajuste llegue a manos del cliente?” […]

 

 Criterio de la Dirección General

 

Como se indicó en los apartados anteriores, la factura debe hacerse en un acto inmediato a la entrega del equipo o los materiales (artículos 1, 8 y 10 de la resolución DGT-R-48-2016); además, los comprobantes electrónicos y documentos asociados no se pueden anular directamente, por lo que en caso de cualquier error en la facturación se debe realizar una nota de crédito o de débito, según corresponda, y en acatamiento de los artículos 10 y12 de la Resolución DGT-R-48-2016.

 

8.       Consulta No. 8

 

“¿Una vez que la factura electrónica sea encriptada con la firma electrónica del acreedor, será necesario seguir firmando manualmente las copias de las facturas por la persona que la genera?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le manifiesta que el comprobante electrónico (XML) es firmado en la plataforma electrónica y el archivo en formato PDF es una representación gráfica de este con su respectiva firma, por lo que no debe llevar dos firmas.

 

Cabe mencionar que la firma digital es utilizada para las personas físicas.  Si la empresa así lo desea puede firmar con el sello electrónico, el cual se otorga a las personas jurídicas y es proveído por el Banco Central de Costa Rica; este sello puede instalarlo en múltiples sistemas al igual que la llave criptográfica emitida por el Ministerio de Hacienda.

 

9.       Consulta No. 9 […]

 

“¿Es necesario que todas las facturas electrónicas de  [...]  sean firmadas utilizando la misma firma digital del representante legal de la empresa? ¿Es posible que la empresa autorice a diferentes personas para que realicen dicha función, dándole mayor agilidad y dinamismo al proceso de facturación a la C.C.S.S.?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le informa que el representante legal no es quien debe firmar los archivos XML, ya que el sistema no aceptaría esta acción y por tanto lo rechazaría; esto debido a que la firma digital es utilizada para las personas físicas.  Si la empresa así lo desea, como ya se indicó, puede firmar con el sello electrónico, el cual se otorga a las personas jurídicas y es proveído por el Banco Central de Costa Rica; este sello puede instalarlo en múltiples sistemas al igual que la llave criptográfica emitida por el Ministerio de Hacienda.

 

En este caso, la firma electrónica liga el documento con el firmante, y el que firma es el obligado de la factura, como se indica en el inciso h)[...] del artículo 1 de la resolución DGT-R-48-2016; por ende, el Ministerio de Hacienda no admite que las facturas sean firmadas por un tercero.

 

10.              Consulta No. 10

 

“¿Puede facturarse los servicios técnicos prestados por  [...] a la CCSS mediante una sola factura electrónica emitida al final de cada trimestre?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General reitera que la factura se debe entregar en el mismo acto de compraventa o prestación del servicio. Además, como se indicó anteriormente, el artículo 55 del  RLISR, dispone que los declarantes deben aplicar los resultados de acuerdo con el sistema contable de devengado o acumulado. De esta forma, las fechas de reconocimiento de las transacciones se realizan en el momento que ocurren, según el método de devengo y, por ende, las facturas deben generarse cuando se preste  cada servicio técnico.  Se le reitera también, que los convenios entre particulares no son oponibles al Fisco.

 

11.    Consulta No. 11 […]

“¿Puede facturarse la totalidad del lote de productos o equipos comprados por la C.C.S.S en la fecha originalmente pactada, o es necesario proceder a la facturación parcial por el equipo o producto entregado (s) anticipadamente?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Al respecto,  esta Dirección General considera que con lo indicado en las respuestas anteriores, es suficiente para tener por respondida la presente consulta.  Por otra parte, debe tener presente la consultante que las fechas de reconocimiento de las transacciones se realizan en el momento en que ocurren, según el método de devengo y, por ende, las facturas deben generarse cuando se realice el traslado de dominio de las mercancías.

 

12.    Consulta No. 12

“¿El tiempo para generar el reporte de facturación digital empieza a correr las 24 horas del día o es posible que se realice dicho trámite cuando los empleados encargados de la institución (en este caso la C.C.S.S) se encuentren en horario regular de oficina?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le manifiesta que en este caso, aplica también lo que se indicó con anterioridad: la factura se debe entregar en el mismo acto de compraventa o prestación del servicio, ya que  en ese instante se configura una venta, y por ende se da por acaecido el hecho generador de conformidad con el artículo 2 de la LIGSV y el artículo 3 del Reglamento a esa Ley y con los artículos 1, 8 y 10 mencionados con anterioridad, de la Resolución DGT-R-48-2016.

 

De esta forma, las fechas de reconocimiento de las transacciones se realizan en el momento que ocurren, según el método de devengo y, por ende, las facturas deben generarse cuando se realice el traslado de dominio de las mercancías.

 

Debido a que la facturación la debe emitir  [...] , no debe ser un impedimento para emitir  la factura que los empleados administrativos de la CCSS se encuentren laborando o no; por lo que su facturación debe ser generada en forma inmediata con la entrega de los productos.

 

13.    Consulta No. 13

“¿Puede la C.C.S.S. abstenerse de implementar o participar en el sistema electrónico de facturación electrónica actualmente implementado por la Administración Tributaria?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Al respecto se le indica, que en el artículo 1 de la Resolución No. DGT-R- 51-2016 de las 8 horas del 10 de octubre de 2016, se establece la obligatoriedad para la implementación y el uso de un sistema de facturación electrónica, de conformidad con las especificaciones técnicas y normativas definidas mediante la resolución DGT-R-48-2016 del 07 de octubre de 2016, denominada “Comprobantes Electrónicos”, a los sujetos de derecho que se constituyen obligados tributarios ante la Administración Tributaria. 

 

El uso de la facturación electrónica para las entidades del Estado será comunicado por la Dirección General de Tributación en su oportunidad, tal y como se indica en el citado  artículo 1. Esta Dirección General comunicará a los contribuyentes mediante un aviso en el Diario Oficial La Gaceta, con un plazo prudencial de hasta seis meses, la fecha en la cual deberá iniciar con el cumplimiento de esa obligación. […]

14.    Consulta No. 14 […]

“¿Puede generarse a nivel de sistemas de facturación electrónica facturas que incluyan los nombres específicos de cada uno de los hospitales y centros de salud de la CCSS en la sección de nombre del cliente (o comprador) de dicha factura electrónica?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le manifiesta que si la CCSS desea tener las facturas separadas por hospitales y centros de salud, entonces debería de tener tales sucursales inscritas en el sistema tributario; sin embargo, se aclara que en el apartado de la factura electrónica denominado “Otros”,  [...]  podrá indicar los nombres y observaciones que considere pertinentes, tales como los nombre de los hospitales y centros de salud.

 

15.    Consulta No. 15

“¿Puede generarse a nivel de sistemas de facturación electrónica facturas que incluyan los nombres específicos de cada uno de los hospitales y centros de salud de la CCSS en la sección de observaciones de dicha factura electrónica?” […]

 

Criterio de la Dirección General

 

Esta Dirección General le manifiesta, como se indicó en la respuesta a la consulta 14, que si la C.C.S.S desea tener las facturas separadas por hospitales y centros de salud, entonces debería de tener tales sucursales inscritas en el Registro Único Tributario; sin embargo se aclara que efectivamente, en el apartado de la factura electrónica denominado “Otros”,  [...] podrá indicar los nombres y observaciones que considere pertinentes, tales como los nombres de los hospitales y centros de salud. […]”